Assistant Administratif et Opérationnel·le - Ingénierie H/F - Katene

Au sein de notre bureau d'études spécialisé dans l'ingénierie des fluides et de l'environnement composé d'une équipe de 7 personnes à Meyreuil (13), vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence et accompagnez les équipes techniques tout au long de la vie des projets.Véritable support des ingénieurs, des chargés d'affaires et de la direction, vous intervenez aussi bien sur le suivi administratif et financier des opérations que sur la préparation des candidatures, l'organisation de la vie de l'agence et la gestion des relations avec nos clients, partenaires et fournisseurs.Ce poste polyvalent nécessite rigueur, sens de l'organisation, autonomie et aisance relationnelle. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où la capacité à gérer simultanément plusieurs sujets est essentielle.Vos principales missions :1. Gestion des appels d'offres et des candidatures :Veille et identification des opportunités de consultationConstitution et mise en forme des dossiers de candidatureAdaptation des références et des profils d'équipe aux projetsMise à jour des bases de données de référencesSuivi des remises d'offres et des échéancesAssistance aux équipes dans le montage des réponses commerciales2. Support opérationnel aux projets :Assistance administrative aux chefs de projet et chargés d'affairesRédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus, ordres de service et documents contractuelsSuivi des commandes, visas, signatures et échanges avec les entreprisesGestion administrative des dossiers en phase études et travauxRelances auprès des entreprises, partenaires et clients3. Administration générale de l'agence :Accueil téléphonique et physique des interlocuteursGestion du courrier et des fournituresOrganisation des déplacements professionnels (transport, hébergement)Appui logistique aux réunions, séminaires et événements de l'entrepriseParticipation à l'organisation des événements internes et des actions de communication de l'agence4. Gestion administrative et financière :Saisie et suivi des commandes dans l'ERP de l'entreprisePréparation et émission des factures clientsSuivi des contrats, avenants et sous-traitancesParticipation au suivi du prévisionnel de facturationRelance des règlements et suivi des encaissementsCoordination avec le Responsable Administratif et FinancierConditions du poste :Contrat à durée indéterminée (CDI)Temps plein de 35 heures hebdomadaires (Possibilité d'un temps partiel à 80 % si souhaité)Poste basé principalement en présentiel afin de garantir la proximité avec les équipes et la réactivité nécessaire au fonctionnement de l'agenceTélétravail occasionnel possible selon les besoins et l'organisation du service

Experience: 5 An(s)Compétences: Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Rédaction de comptes rendus techniques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de paiement et de facturation,Utilisation de logiciels de présentation,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer des tableaux de bord,Faciliter la collaboration entre les équipes,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Préparer les dossiers techniques pour les réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion des déplacements professionnels,Répondre à un appel d'offres,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifsQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Ingénierie,études techniquesListe des qualités professionnelles:Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
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• Traitement de texte
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• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
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• Compte-rendu
• Pack Office
• Gestion des stocks
• Word
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• Facturation
• Traitement du courrier
• Encaissement
• Permanence téléphonique
• Logiciels de présentation-diaporama
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