Assistant d'Agence H/F - 13

Chubb Fire & Security est une entreprise d'APi Group et l'un des principaux fournisseurs de solutions et de services de sécurité incendie et de sécurité électronique pour des clients du monde entier.

Avec plus de 4 000 collaborateurs et 91 agences, Chubb Fire & Security France couvre l'ensemble du territoire français et assure un service de proximité à ses clients : immeubles de bureaux, sites industriels, centres commerciaux, écoles, hôpitaux, data centers, administrations, musées, etc.

Nous recherchons, pour notre agence de Saint-Etienne du Rouvry, un(e) Assistant(e) d'EtablissementFinalité du poste :

- Assurer le support administratif de l'établissement.
- Veiller au suivi administratif du personnel en coordination avec la Responsable Ressources Humaines régionale.
- Etre le relais de la communication d'entreprise.
- Assurer l'interface avec le Pôle régional Administratif, les clients, les fournisseurs et les fonctions support au niveau du Siège.

A ce titre, vos missions, dans le détail, seront les suivantes :

1 - Gestion administrative

- Gérer les commandes par agence (entretien des locaux, outillage, fournitures, cartes de visites, véhicules & carburant, assurance, PC, téléphonie, etc.)
- Contrôler et transmettre les notes de frais dans le respect des délais
- Procéder à l'imputation comptable des factures fournisseur et au traitement d'éventuels litiges fournisseurs
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'établissement ; redistribuer les appels, courriers, mails et contacts Internet
- Procéder au classement et à l'archivage des documents de l'établissement
- Réceptionner, scanner et rattacher au devis les commandes reçues en agence via UNICOM
- Tenir les listes téléphoniques par agence

2 - Gestion administrative du Personnel

- Être le/la correspondant(e) des Ressources Humaines
- Constituer le dossier administratif des nouveaux embauchés et le communiquer au service Paye
- Etablir les DPAE (Déclarations Préalables à l''Embauche)
- Tenir les registres obligatoires (registre entrées/sorties, règlementaires, etc) ainsi que la traçabilité des stagiaires et des intérimaires
- Organiser et suivre les visites médicales
- Contrôler et transmettre les éléments variables de paie mensuels (heures - supplémentaires, astreintes, etc.)
- Procéder au suivi des congés, notamment la mise à jour du portail RH pour les collaborateurs activité Portables

3 - Gestion de la vie de l'établissement

- Organiser les réunions (y compris les réunions clients)
- Organiser les événements de convivialité
- Apporter un support administratif ponctuel aux managers