Secrétaire de Direction - Commune d'Aix-En-Provence H/F - 13

Rattaché(e) au (à la) Directeur (trice) de l'Urbanisme, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil des publics et les renseigne. Il (elle) apporte une aide administrative et logistique à la Direction. Il (elle) effectue des tâches de secrétariat et tient l'agenda des responsables.
Missions ou activités Accueil du public : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
Gestion administrative : - Alimenter et suivre des tableaux de bord - Instruire des dossiers administratifs - Organiser et gérer la
commission de l'urbanisme - Diffuser les actes administratifs Gestion du courrier : - Rédiger des courriers - Gérer le circuit des
parapheurs - Organiser et gérer un classement - Enregistrer et trier le courrier Gestion et suivi de plannings : - Assurer le suivi des
plannings - Assurer la prise de rendez-vous Gérer l'agenda de l'architecte des bâtiments de France

Accueil du public : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
Gestion administrative : - Alimenter et suivre des tableaux de bord
- Instruire des dossiers administratifs
- Organiser et gérer la commission de l'urbanisme
- Diffuser les actes administratifs Gestion du courrier : - Rédiger des courriers
- Gérer le circuit des parapheurs
- Organiser et gérer un classement
- Enregistrer et trier le courrier Gestion et suivi de plannings : - Assurer le suivi des plannings
- Assurer la prise de rendez-vous Gérer l'agenda de l'architecte des bâtiments de France