Assistant de Direction H/F - 13

La Direction de la Formation (DIRFOR) a pour missions principales le pilotage de la formation et de la pédagogie.

Elle est chargée d'assurer les missions dédiées à la mise en oeuvre opérationnelle et au pilotage des fonctions soutien « formation et pédagogie » au sein d'AMU, en lien très étroit avec le Vice-président formation et son équipe de vice-présidents délégués ainsi que des chargés de mission.

La DIRFOR pilote le fonctionnement de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU).

Elle est organisée en trois pôles métiers :

- Pôle Etudes
- Pôle Pilotage et Evaluation (PPE)
- Pôle Pédagogie
et d'une cellule administrative.L'agent exerce ses missions au sein d'un secrétariat commun partagé entre la Direction de la Formation (DIRFOR) et la Vice-présidence Formation.
Ce secrétariat fonctionne en binôme, chaque assistant disposant d'un périmètre d'action propre tout en assurant la continuité du service et le soutien mutuel dans les activités quotidiennes.

Les missions s'articulent autour de trois grands volets :

1. Appui au secrétariat de direction de la Vice-présidence Formation

- Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la Vice-présidence (VP Formation et VP délégués),
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions,
- Participer à la gestion administrative de dispositifs spécifiques, comme la campagne annuelle de la Prime d'Engagement Pédagogique (PEP).

2. Gestion du secrétariat commun (DIRFOR / Vice-présidence Formation)

- Gérer les messageries partagées et assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Suivre les circuits de signature et de validation (parapheurs, documents officiels),
- Traiter des dossiers spécifiques confiés par la Vice-présidence, notamment lors d'évaluations institutionnelles ou d'enquêtes nationales (HCERES, DGESIP, Cour des comptes, etc.),
- Coordonner les échanges entre les services centraux et les composantes de l'université.

3. Soutien à l'administration de la CFVU

- Préparer le calendrier annuel des réunions et commissions, ainsi que les documents nécessaires à leur tenue,
- Assurer la logistique des séances (visioconférences, quorum, votes),
- Contribuer à la mise en ligne et à la diffusion des dossiers et décisions (convocations, avis, délibérations, publication au Recueil des Actes Administratifs).