Resp. Pôle Financier et Suivi Perf H/F - Service Public

Le département de l'immobilier (DI) est placé sous la direction d'un chef de département, ainsi que sous la direction fonctionnelle du Service de l'Immobilier Ministériel (SIM).

Au sein de la délégation interrégionale, le département de l'immobilier (DI) est chargé :

· d'assurer la maîtrise d'ouvrage des opérations d'investissement immobilier qui leur sont confiées et de rendre compte de leur avancement ;

· de réaliser toutes études nécessaires à la connaissance du patrimoine du ministère, de participer à la mise à jour de l'inventaire du parc immobilier ;

· de conseiller et assister les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère dans le cadre de l'élaboration de la programmation immobilière et dans tous domaines touchant à la gestion du patrimoine immobilier

· d'assurer la relation avec les responsables régionaux de la politique immobilière de l'Etat, et d'animer la politique immobilière ministérielle.

Le département de l'immobilier (DI) d'Aix en Provence gère le patrimoine immobilier et met en oeuvre le programme d'équipement immobilier :
· pour les services judiciaires des ressorts géographiques des cours d'appel d'Aix en Provence, de Nîmes, de Bastia et de la Réunion (66 bâtiments répartis dans 12 départements dont 2 outre-mer, près de 160 000 m² SUB) ;
· pour les services pénitentiaires (hors immobilier spécifique de type carcéral, 20 bâtiments, 9725m² SUB)

Vous serez amené à:

· Organiser et encadrer le pôle

· Contrôler et valider les actes de gestion financière y compris ceux délégués aux services de prestations financières (CSP et service facturier)

· Recenser les opérations à inscrire au titre des opérations de clôture

· Effectuer la gestion comptable des immobilisations pour les bâtiments du ressort du département immobilier

· Diffuser les normes budgétaires et comptables et les mettre en oeuvre

· Contribuer aux actions de contrôle interne comptable en liaison avec le référent du DPFAC

· Apporter son expertise juridique sur les procédures d'achat, le déroulé des marchés

· Contribuer à la rédaction des pièces administratives de la commande publique en lien avec les chefs de projet

· Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires...)

· Préparer les analyses nécessaires aux dialogues de performance et proposer des indicateurs pertinents

· Représenter le département immobilier au sein des instances régionales relatives aux achats de l'Etat et aux affaires budgétaires et comptables en liaison avec le référent achats du DPFAC

· Traiter les factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus Coeur, établissement des états d'acompte et validation des services faits dans chorus Formulaire, suivi ...);
En lien avec les assistantes de gestion:

· Traiter les factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4 HANA, établissement des états d'acompte et validation des services faits dans chorus Formulaire, suivi ...);

· Traiter les engagements juridiques (vérification des pièces administratives, validation des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, ...);

· Echanges avec les services dédiés au DPFAC et à la DRFIP;

· Vérifier les marchés de Moe et de travaux ainsi que les bons et lettres de commande d'un point de vue comptable pour faciliter le traitement des factures (vérification de la DPGF, des clauses du marché, ...)

· Suivre l'exécution administrative des marchés publics: ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, veille et mise à jour des différents tableaux financiers par programmes, ...);

· Répondre aux sollicitations des entreprises (ou les relancer) et de la DDFIP, afin de permettre le paiement des prestataires dans des délais raisonnables;
· Faire des points financiers réguliers en lien avec la chefferie afin de traiter les points de blocage, mettre en évidence des problématiques éventuelles, uniformiser les pratiques pour faciliter la gestion comptable.
Mettre e place en lien avec la chefferie des méthodes de travail pour l'équipe pour fluidifier les actions, améliorer la qualité des actes réalisés.

Connaissances

Utilisation des logiciels et applications informatiques: S4HANA, Chorus Pro, Chorus formulaire
Expert
Utilisation du logiciel PLACE
Expert
Pack Office (Word, Excel...) - Modification des documents comptable
Maîtrise
Code de la commande Public et CCAG
Maitrise



Savoir-être



Rigueur intellectuelle, capacité d'analyse et de synthèse
Expert
Sens de l'initiative
Maitrise
Sens de l'organisation / Anticipation et rigueur d'exécution
Expert
Capacité d'adaptation
Expert
Aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés sur des sujets différents
Maitrise
Avoir une aisance relationnelle
Maitrise
Goût du travail en équipe, aptitude à dynamiser les partenaires, à initier, expérimenter
Expert
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs)
Maitrise
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie
Expert

Savoir-faire

Maitriser l'outil PLACE et S4HANA
Expert
Maîtriser l'outil chorus PRO / formulaire (DA et SF)
Expert
Analyser et expertiser
Maîtrise
Organiser et anticiper
Expert


Sens de l'initiative
Maitrise
Capacité d'adaptation
Expert
Avoir une aisance relationnelle
Maitrise
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs)
Maitrise

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience antérieure au sein d'une structure publique avec du management est souhaitée. Une expérience au sein d'un pôle gestion en charge de marchés complexes est fortement souhaitable.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Des formations seront proposées au candidat pour lui permettre d'acquérir ou de renforcer les compétences professionnelles requises.

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Excel
• Chorus
• Pack Office
• Word
• Pro-activité
• Contrôle interne
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Capacité d’adaptation