Gestionnaire Administratif·ve d'Institut et de Laboratoire H/F - Aix Marseille Université

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).Organisée autour de services centraux d'appui, d'Instituts facultaires et d'unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l'apprentissage, la transmission et la production de connaissances. Le /la gestionnaire administratif a pour mission principale le suivi administratif courant des formations proposées par l'Institut et le suivi des activités de recherche en lien avec le laboratoire de rattachement (LID2MS). Placé sous l'autorité des directeurs de l'IREDIC et du LID2MS, il collabore avec les services de la FDSP, les usagers et les partenaires extérieurs. L'IREDIC et le LID2MS se composent de 3 agents.
Ce poste offre l'opportunité de contribuer activement au fonctionnement d'un institut universitaire et de son laboratoire de recherche en occupant une fonction polyvalente au coeur des activités administratives, pédagogiques et scientifiques. En lien étroit avec les équipes de l'IREDIC et du LID2MS, cette mission participe à la qualité du service rendu aux étudiants, aux enseignants, aux chercheurs et à l'ensemble des partenaires de l'établissement.Au quotidien, le poste assure un rôle central d'accueil, d'information et d'accompagnement des usagers, tout en veillant au bon déroulement de la gestion administrative des formations. Il contribue au suivi des parcours étudiants, de la candidature à la diplomation, en passant par l'organisation des emplois du temps, des stages, de l'alternance et des examens. Cette fonction accompagne également les doctorants dans leurs démarches administratives et participe aux activités liées à la recherche ainsi qu'à leur valorisation.Le poste intervient également dans l'organisation logistique des événements qui rythment la vie de l'institut et du laboratoire, tels que les conférences, séminaires, colloques, réunions ou journées d'études. Il assure le suivi des déplacements, participe à la gestion administrative et financière en accompagnant le traitement des dépenses et des recettes, la préparation des devis et des commandes, tout en garantissant la fiabilité des données, des documents et des informations diffusées. La gestion documentaire, le classement et l'archivage complètent ces missions essentielles au bon fonctionnement du service.Exercée sous l'autorité de la direction de l'IREDIC, cette fonction s'inscrit dans un environnement dynamique et stimulant, où sens de l'organisation, polyvalence, réactivité et qualité de service sont des atouts majeurs. Une disponibilité est attendue lors des périodes de forte activité, notamment pendant les campagnes de candidatures, la rentrée universitaire et les inscriptions, afin d'assurer la continuité et l'efficacité du service.

Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour sa polyvalence, son sens de l'organisation et sa capacité à évoluer dans un environnement universitaire dynamique. Une bonne maîtrise des techniques de gestion administrative, de la communication écrite et orale ainsi que des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et les solutions de visioconférence, permet d'assurer un accompagnement efficace des activités de l'institut et du laboratoire. Une aisance avec les plateformes de gestion dématérialisée et les outils numériques est essentielle pour garantir un suivi fiable des dossiers et une gestion fluide des informations. Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur constitue un atout apprécié.Au quotidien, ce poste mobilise des compétences solides en accueil, en rédaction de documents, de messages ou de synthèses, ainsi qu'en traitement et diffusion de l'information. La capacité à organiser les priorités, à gérer simultanément plusieurs dossiers et à s'adapter à des interlocuteurs variés contribue pleinement à la qualité du service rendu.La réussite dans cette fonction repose également sur un réel sens du service public, associé à d'excellentes qualités relationnelles, à la courtoisie et à l'écoute. Autonomie, rigueur et esprit d'équipe permettent de collaborer efficacement avec les équipes pédagogiques, administratives et de recherche, tout en faisant preuve de réactivité face aux imprévus et aux périodes de forte activité. Cette capacité à concilier exigence, disponibilité et adaptabilité est essentielle pour accompagner les projets de l'institut et contribuer à leur réussite.

• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation