Secrétaire de Scolarité H/F - Aix Marseille Université

La scolarité de la Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH) a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Le Bureau des examens d'ALLSH d'Aix-Marseille Université est un service essentiel de la scolarité qui garantit l'organisation et la sécurisation de l'ensemble des opérations liées aux évaluations des étudiants. La faculté accueille chaque année plus de 15 000 étudiants répartis sur plusieurs sites et dans de nombreuses disciplines, ce qui confère au bureau des examens un rôle central dans le bon déroulement de l'année universitaire.

Au sein du service de scolarité, vous participez à l'ensemble des opérations liées au parcours administratif de l'étudiant, de la candidature jusqu'à la délivrance du diplôme. Sous l'autorité du chef de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de gestion pédagogique et au suivi des examens dans un environnement qui requiert rigueur, organisation et sens du service.

Vous assurez l'organisation et le suivi des examens des étudiants en situation de handicap ainsi que des étudiants délocalisés. À ce titre, vous vérifiez la conformité des inscriptions pédagogiques, mettez en oeuvre les aménagements d'examens, coordonnez les échanges avec les équipes pédagogiques et les partenaires concernés, et garantissez le respect des procédures de confidentialité et de sécurisation des sujets et des copies. Vous participez également à la préparation logistique des épreuves, au suivi des plannings et à l'accompagnement des étudiants tout au long du processus d'examen.

Vous prenez également en charge la gestion des points bonus (sport, engagement étudiant, culture, etc.) en contrôlant les inscriptions pédagogiques et en assurant la mise à jour des données transmises par les différents partenaires internes et externes.

Ce poste vous place au coeur de la vie étudiante et vous permet de contribuer directement à la qualité du service rendu aux usagers. Il nécessite une capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à coordonner de nombreux interlocuteurs et à garantir la fiabilité des opérations administratives, notamment lors des périodes de forte activité liées aux inscriptions et aux examens.

PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS :

- Les enseignants,
- Les étudiants,
- Les gestionnaires des bureaux d'appui à la pédagogie d'ALLSH,
- Les services d'ALLSH et de l'Université : Direction des Relations Internationales, Service de Formation A Distance, etc.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d'un niveau intermédiaire minimum sur Excel, indispensable pour assurer le suivi et le contrôle des données liées à l'activité.

Doté(e) d'une excellente aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement de travail transversal.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous gérez efficacement plusieurs dossiers en parallèle, respectez les échéances et garantissez la fiabilité des informations traitées.

Réactif(ve) et adaptable, vous savez faire face aux périodes de forte activité, qui peuvent nécessiter ponctuellement un élargissement des horaires de travail, notamment lors des campagnes d'inscription et des sessions d'examens.

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