Agent Administratif et d'Acceuil - Ccas d'Aix-En-Provence H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Au sein du Service d'Accueil et d'Orientation vous assurez l'accueil du public, vous identifiez la demande, assurez l'orientation vers les services ou les professionnels concernés et l'ensemble des tâches administratives liées à l'activité.

Accueillir, informer et orienter le public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public dans le secteur social
- Renseigner le public sur les interventions relevant du domaine du CCAS ou des partenaires
- Identifier et qualifier les demandes
- Adapter son discours et son intervention aux différents publics
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter vers les services ou organismes compétents
- Vérifier les informations données, leur actualisation et mesurer leur pertinence
- Gérer la veille documentaire et actualiser les ressources et documents mis à disposition du public
- Réaliser, en lien avec l'usager, certaines démarches administratives (dont les domiciliations) /numériques de « premier niveau »

Assurer l'ensemble des tâches administratives liées à l'activité du service :
- Assurer la production, la mise en forme, la gestion, le suivi de courriers interne/externe arrivé/départ
- Gérer les parapheurs (physiques et dématérialisés)
- Rechercher des informations notamment réglementaires et vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des documents administratifs : compte-rendu, notes, synthèses
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Trier, classer et archiver des documents (dossiers papiers et serveur)
- Actualiser la file active du RSA en lien avec les travailleurs sociaux
- Participer aux instances et échanger avec les partenaires

Participer aux réunions d'équipe et intégrer un collectif de travail :
- Participer aux réunions d'équipe et aux temps collectifs de réflexion pour améliorer la qualité de service
- Participer à la rédaction, à la mise à jour et à l'amélioration des procédures
- Participer aux projets du service et plus largement de la direction et du CCAS

Spécificités du poste :
- Assurer la collecte des indicateurs d'activité pour le service
- Participer au suivi du dispositif RSA en lien avec les travailleurs sociaux
- Etre soutien du chef de service sur la partie comptable (bons de commande, engagements...)
- Assurer la délivrance des aides facultatives

Vous avez au minimum le niveau Bac, au maximum un Bac +2 dans le domaine administratif et social.

Vous justifiez d'une expérience similaire sur un poste d'accueil et de gestion administrative dans le secteur social idéalement ou au sein d'une collectivité.

Vous maîtrisez les procédures de transmission des demandes, vous avez l'habitude de rédiger des documents.

Vous maitrisez le Pack Office et les outils informatiques.

Vous savez respecter l'usager et faire preuve de confidentialité dans le respect de l'image du service public.

Vous êtes une personne à l'écoute, empathique, qui sait faire preuve d'adaptabilité et de qualités organisationnelles.