Assistante Administrative - Commune d'Aix-En-Provence H/F - Communes

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif, vous assistez la Direction et le responsable
administratif et participez à la gestion administrative de la Direction de la propreté
ACTIVITES
Accueillir et renseigner les agents et les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public et des agents et orientez vers l'interlocuteur compétent
Réaliser le traitement administratif RH
Vous assurez la saisie des absences du personnel et des heures supplémentaires
Vous vérifiez les pointages journaliers de chaque secteur et signalez les anomalies
Vous êtes en charge du suivi des arrêtés, visites médicales et des fournitures
Vous gérez les dossiers de position d'activité des agents titulaires et contractuels
Instruire et traiter les dossiers administratifs de la Direction
Vous effectuez la saisie administrative
Vous assurez la gestion, le classement et l'archivage numérique des documents
Vous instruisez des dossiers administratifs
Assister la Direction
Vous coordonnez les réunions et assurez la prise de rendez-vous
Vous rédigez les comptes rendus de réunion de la direction
Vous organisez en lien avec le responsable administratif le circuit du courrier arrivée/départ : enregistrement, répartition
par service

Accueillir et renseigner les agents et les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public et des agents et orientez vers l'interlocuteur compétent
Réaliser le traitement administratif RH
Vous assurez la saisie des absences du personnel et des heures supplémentaires
Vous vérifiez les pointages journaliers de chaque secteur et signaler les anomalies
Vous êtes en charge du suivi des arrêtés, visites médicales et des fournitures
Vous gérez les dossiers de position d'activité des agents titulaires et contractuels
Instruire et traiter les dossiers administratifs de la Direction
Vous effectuez la saisie administrative
Vous assurez la gestion, le classement et l'archivage numérique des documents
Vous instruisez des dossiers administratifs
Assister la Direction
Vous coordonnez les réunions et assurez la prise de rendez-vous
Vous rédigez les comptes rendus de réunion de la direction
Vous organisez en lien avec le responsable administratif le circuit du courrier arrivée/départ : enregistrement, répartition
par service

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d'accueil et les outils bureautiques classiques (traitement de texte et tableur)
Vous avez une appétence pour les Ressources Humaines
Vous faites preuve de rigueur, d'un sens de l'organisation, de discrétion et de réactivité.
Vous avez le sens du relationnel et du travail en équipe

• Tableur
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier