Les missions du poste
Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.
ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, Fournisseur de systèmes de climatisation, dans le recrutement de sa/son futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F en alternance.
Ce poste, basé à Aix-en-Provence, est à pourvoir en Août 2026.
En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.
Vos futures missions :
Gestion administrative et communication
-Traitement des mails et appels téléphoniques
-Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et documents divers
-Suivi et mise à jour des tableaux de bord administratifs (devis, commandes, chiffre d'affaires, etc.)
-Relais d'information entre techniciens, chargés d'affaires et direction
Suivi des chantiers et dossiers techniques
-Suivi administratif des chantiers de l'ouverture à la clôture
-Préparation et gestion des documents techniques (PPSPS, DOE, DOP, attestations de fin de chantier, etc.)
-Gestion et suivi des contrats de sous-traitance et DC4
Gestion RH et suivi du personnel
-Relais entre salariés et service RH
-Gestion des congés, absences et éléments variables de paie (pointage, heures, etc.)
-Aide à la planification des formations
Gestion commerciale et appels d'offres
-Préparation et suivi des dossiers d'appels d'offres
-Mise à jour et suivi des devis envoyés aux clients
-Gestion des commandes entrantes et suivi administratif associé
Facturation et comptabilité
-Établissement et envoi des factures clients
-Suivi de la comptabilité clients (paiements, relances, rapprochements)
-Appui administratif au service comptabilité si nécessaire
Organisation et logistique
-Planification et suivi des interventions techniques
-Gestion et suivi du parc véhicules (assurances, entretiens, etc.)
-Suivi des fournitures et commandes administratives
Votre profil :
Compétences techniques
- Maitrise des outils bureautique (pack office)
- Connaissances en processus d'organisation et management
- Aptitude rédactionnelle et de communication
- Notion en gestion de projet
Savoir être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Qualité rédactionnelle
- Autonome
- Polyvalent
- Réactive
- Travail en équipe
Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.
Le processus de recrutement :
- Vous postulez
- Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
- Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
- Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !
Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.
Type de poste : Alternance
#ICA\_PACA
Compétences requises
- Logiciels bureautiques
- Traitement du courrier