Gestionnaire Finances et Budget H/F - Service Public

Rattaché au secrétariat général, le service Finances et budget est chargé de traiter l'ensemble des flux de dépenses et de recettes de l'établissement ainsi que de l'élaboration budgétaire et du suivi de son exécution. Le service est composé de trois personnes (1A, 2B, 0.3C).

Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service, le/la gestionnaire a en charge la prise en charge et le suivi de l'ensemble des dépenses de fonctionnement (hors dépenses de restauration et de réception), des dépenses d'investissement et du suivi financier des marchés. Il/elle pourra occasionnellement se voir confier la prise en charge de recettes le cas échéant.

1. Engagement des dépenses (dépenses de fonctionnement et investissement)

-Recevoir les demandes de bons de commande des gestionnaires des Centres de Responsabilités

-Contrôler les données fournisseur dans SIFAC

-Créer les nouveaux tiers (mise à jour de la base tiers) le cas échéant

-Vérifier l'existence ou non d'un marché ou d'un contrat

-Vérifier la disponibilité des crédits sur la ligne budgétaire concernée

-Saisir la commande dans SIFAC et annexer les pièces dans l'outil financier

-Transmettre le bon de commande au gestionnaire initiateur de la commande

-Archiver les bons de commande

2. Traitement des factures, comptabilisation des services faits dans un fonctionnement en mode «service facturier».

-Traiter les workflows : factures transmises via Chorus Pro par les entreprises en attente de comptabilisation du service fait.

- Demander aux gestionnaires ayant reçu les fournitures ou prestations de confirmer leur réalisation (totale ou partielle), via le bon de livraison ou l'attestation de service fait.

-Comptabiliser les services faits valant ordre de payer de l'ordonnateur. Réponses aux workflows le cas échéant.

-Traiter les relances fournisseurs.

-Assurer le suivi financier des contrats de maintenance avec tenue d'un tableau de bord.

-Assurer le suivi des services faits non soldés (restes à facturer) et des restes à payer.

3. Dépenses sur marchés

-Saisir le marché public dans SIFAC, le recueil des pièces constitutives (CCAP, CCAG, CCTP ...)

-Vérifier les modalités d'exécution du marché (retenue de garantie, avance, caution, garantie à première demande...).

-Etablir un « bon de commande sur marché ».

-Saisir les demandes d'avance sur marché et la retenue de garantie le cas échéant.

-Collecter les pièces justificatives auprès de la direction du patrimoine immobilier et de la logistique (états d'acompte, attestation de service fait, décisions de non applications des pénalités, calcul de la récupération d'avance, EXE6...) nécessaires au contrôle de la facture, à la saisie du service fait et transmission au service facturier pour liquidation de la dépense via les workflows.

-Assurer le suivi financier des marchés de travaux avec tenue d'un tableau de bord retraçant l'ensemble des opérations financières (règlements, avances, retenues ...).

4. Traitement des mobilités étudiantes

-Recueillir la liste des boursiers (Erasmus, UFA, AMI) accompagnée des pièces nécessaires à la création dans SIFAC de chaque étudiant bénéficiaire (fiche d'identification + RIB). Contrôler leur conformité.

-Créer dans SIFAC des tiers étudiants le cas échéant après contrôle des pièces.

-Etablir un bon de commande pour chaque boursier

-Transmettre au service facturier la liste préalablement contrôlée valant demande de paiement.