Gestionnaire Administratif·ve et de Scolarité - Pôle Pépite H/F - Aix Marseille Université

La Fondation amU est un véritable outil pour soutenir et renforcer les initiatives existantes issues de la communauté amU qui ont un impact fort sur le territoire. Elle favorise le mécénat pour consolider et développer les relations partenariales, avec l'ensemble des acteurs socio-économique.

3 axes sont mis en avant :

- La réussite étudiante - "Accompagner chaque parcours pour révéler les talents" :
- réussite académique
- Insertion professionnelle
- entrepreneuriat étudiant
- Réseau alumni

- La Recherche à impact - "Soutenir une science au service du territoire et du progrès" :
- Accueil et soutien des chercheurs
- cofinancement de projets de recherche
- Innovation et recherche partenariale sur le territoire

- Campus durables et solidaires - "Créer un environnement propice à l'épanouissement" :
- Qualité de vie étudiante
- Campus durables et ouverts sur la cité et le monde socio-économique
- Citoyenneté et solidarité


La personne en poste travaille en étroite collaboration avec les membres du Pôle Pépite Provence, pour contribuer à la mise en oeuvre des actions programmées et à la réalisation des objectifs fixés par la direction du pôle. Le fonctionnement en équipe nécessite une communication quotidienne avec les autres membres du pôle Entrepreneuriat Étudiant.

Activités principales :

- Gestion administrative des comités d'engagement pour le Statut Étudiant Entrepreneur en lien avec l'équipe Pépite Provence,
- Gestion des candidatures plateforme SNEE,
- Participation aux inscriptions administratives des étudiants aux CU et DU (D2E1 et D2E1),
- Gestion administrative des formations (CU, DE21 et D2E2),
- Gestion administrative des soutenances des « starters », « booster » et « booster + »,
- Assurer le suivi administratif des dossiers (courriers, conventions, inscriptions aux événements, correspondances),
- Organiser les réunions et déplacements : préparation logistique, suivi des agendas, gestion des missions, rédaction et diffusion des comptes rendus,
- Gérer l'accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les demandes,
- Mettre en forme, classer, archiver et diffuser les documents (rapports, comptes rendus, correspondances) via les outils internes (SALSA, autres plateformes),
- Assurer la gestion des recrutements des jobs étudiants pour le Pôle Pépite Provence,
- Appui administratif à la « sensibilisation des étudiants »,
- Participation aux évènements ou manifestations organisés par Pepite Provence et à la vie du coworking,
- Appuyer l'équipe en période de forte activité (rentrée, évènements de sensibilisation etc.),
- Participer aux réunions du réseau national (Pépite France),
- Donner un premier niveau d'informations aux étudiants sur le pôle et la programmation des évènements proposés,
- Assurer une veille et un appui aux appels à projet, demandes de subvention et conventions avec les partenaires et financeurs.

La personne à recruter devra être titulaire d'un baccalauréat et être capable d'évoluer avec efficacité dans un environnement structuré et exigeant.

Elle maîtrisera les règles de gestion des missions ainsi que les outils bureautiques. Elle saura planifier son activité, respecter les délais, appliquer rigoureusement les procédures administratives, accueillir et informer les usagers avec pédagogie, travailler en équipe et rendre compte de manière fiable.

Au-delà des compétences techniques, une importance particulière sera accordée au savoir être : autonomie, sens de l'organisation, rigueur, excellent état d'esprit et forte capacité d'adaptation. Le poste est exclusivement orienté vers des missions administratives.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier