Assistant Administratif Service Recrutement H/F - 13

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités... Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.Au coeur de notre développement, le service recrutement Groupe, basé au siège à AixenProvence, accompagne l'ensemble des entités du groupe dans leurs recrutements en France et à l'international.

Dans ce contexte, le service Recrutement Groupe, basé au siège à AixenProvence, renforce son équipe et recrute un(e) Assistant(e) Service Recrutement.

Votre rôle : Rattaché(e) à la Responsable Recrutement Groupe, vous assurez un rôle clé de coordination, de support administratif et d'organisation au sein du service recrutement.

Vous êtes un véritable point d'appui opérationnel pour l'équipe et un interlocuteur identifié pour les candidats, partenaires et services internes.

Vos missions : Gestion administrative du service

- Centralisation des appels, gestion du courrier et de la boîte mail du service,

- Gestion des agendas, planification des réunions et des entretiens,

- Accueil des candidats au sein du service,

- Organisation des déplacements candidats (réservations, notes de frais),

- Saisie, contrôle et suivi des notes de frais (équipe et candidats),

- Gestion des fournisseurs, commandes et factures via l'ERP,

- Logistique du service (fournitures, salles, événements, dysfonctionnements techniques),

- Mise en forme de documents, présentations et mise à jour des organigrammes,

- Contribution à l'onboarding des nouveaux collaborateurs du service (équipements IT, accès...).

Gestion de la cooptation Groupe :

- Coadministration de la boîte mail dédiée,

- Centralisation et suivi des demandes de cooptation,

- Vérification de l'éligibilité des dossiers,

- Interface avec les équipes recrutement concernées,

- Gestion des courriers et primes de cooptation,

- Communication auprès des coopteurs et candidats cooptés.

Recrutement & événements :

- Appui à l'organisation des événements recrutement et de cohésion,

- Logistique, invitations et mailings...

Missions transverses :

- Participation aux projets du service,

- Contribution aux événements Groupe,

- Relais ponctuel des actions Relations Écoles.