Assistant de Direction - Office Manager H/F - 13

Descriptif du poste :
A propos du Groupe REEJ:

Chez le groupe REEJ (Reej Consulting, LINK R, The University et Weevr), on ne se contente pas de suivre le mouvement - on le crée. Groupe en pleine croissance, on accompagne les entreprises et les talents dans leur transformation digitale, leur montée en compétences et leurs projets innovants. Formation, conseil, tech : on mixe les expertises pour proposer des solutions concrètes, humaines et impactantes. Nos équipes sont basées à Paris (Levallois-Perret), Aix-en-Provence et Moirans.Mission principale :

L'Assistant(e) / Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'entreprise. Il/elle est en charge de l'organisation administrative, logistique, et parfois financière, tout en veillant à la bonne gestion des locaux et des relations avec les collaborateurs. Il/elle est en lien étroit avec le CEO, gestion de son agenda et l'assiste dans son quotidien.

Responsabilités :

Gestion administrative :

- Rédiger, traiter et archiver des documents administratifs (factures, contrats, correspondances).
- Assurer la gestion des agendas (réunions, rendez-vous, déplacements).
- Traiter les appels téléphoniques et les courriels entrants/sortants.
- Préparer les comptes-rendus des réunions et suivre les décisions prises.
- Gérer la commande et le suivi des fournitures de bureau.

Gestion des locaux et logistique :

- Superviser la maintenance des locaux et le bon fonctionnement des équipements (photocopieurs, téléphonie, etc.).
- Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, sociétés de nettoyage, etc.).
- Organiser l'aménagement des espaces de travail et veiller à leur optimisation. (Préparation des salles de réunion).
- Suivre les aspects liés à la sécurité et à l'hygiène sur site.

Support à la direction :

- Assister la direction dans la préparation des dossiers stratégiques et dans le suivi des projets en cours. (COMEX et suivi administratif des dossiers)
- Effectuer des recherches et collecter des données nécessaires pour appuyer les décisions de la direction.

Gestion RH et financière :

- Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs et à leur intégration.
- Aider à la préparation de la paie et au suivi des notes de frais.

Organisation d'événements :

- Assister le marketing dans l'organisation des séminaires, réunions d'équipe, et événements internes (pot de départ, fêtes d'entreprise, etc.).
- Coordonner les déplacements professionnels (réservations d'hôtels, transports).

Profil recherché :
Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM) est un atout.
- Capacités de gestion budgétaire et suivi de projets.
- Bonne communication écrite et orale, avec un bon niveau d'orthographe.
- Maîtrise de l'anglais.

Qualités personnelles :

- Organisation et rigueur.
- Proactivité et sens de l'initiative.
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.
- Le permis est un plus.

Formation et expérience :

- Diplôme en gestion, administration, ou équivalent (BTS/DUT minimum).

Type d'emploi : Alternance

Durée du contrat : 12 à 24 mois - Dès que possible

Avantages:

Tickets restaurants SWILE (10€ par jour, 50% à la charge de l'employeur).

Plan d'épargne entreprise.

Ambiance de travail (After work, Séminaires, Cafés et boissons à volonté, Mario Kart...) et Leeto : avantages bien-être.

Remboursement du pass navigo à 100%.

Possibilité de CDI à la fin de l'alternance.

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