Gestionnaire Administrative - Administratif de Formation H/F - 13

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'Instituts facultaires et d'unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l'apprentissage, la transmission et la production de connaissances.

Le service de la Formation est composé d'environ une trentaine de personnes sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement de la population étudiante tout au long de leur cursus. Il est composé de plusieurs bureaux dont celui dédié à l'enseignement à distance (EAD) et au public relevant de la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).Vos missions :

Vous jouez un rôle essentiel au coeur du bureau, en accompagnant au quotidien les apprenantes et apprenants, mais aussi les différents partenaires internes et externes. Votre mission vous amène à assurer une gestion polyvalente, à la fois rigoureuse et tournée vers la qualité du service rendu, tout en veillant au respect des procédures, des règlements et des valeurs d'égalité.

Dans ce poste, vous accueillez avec attention chaque public, que ce soit au téléphone, par courrier électronique ou en présentiel, en offrant une écoute active et des informations fiables pour faciliter leurs démarches. Vous accompagnez les stagiaires tout au long de leur parcours, les orientez, préparez et suivez leurs dossiers, saisissez les informations dans les outils dédiés, établissez les documents nécessaires à la facturation ou aux demandes d'exonération, et veillez à proposer une communication claire, adaptée et professionnelle.

Votre quotidien est également rythmé par l'administration des dispositifs de formation à distance et de formation tout au long de la vie. Vous procédez aux inscriptions, élaborez les documents contractuels, suivez les conventions de stage et les relations avec les partenaires professionnels et institutionnels, tout en collaborant avec les services de l'Université. Vous assurez la mise à jour des tableaux de bord, contribuez à l'organisation des examens et vous garantissez la complétude des dossiers, dans un esprit de précision et de service.

Ce poste demande une disponibilité accrue lors des périodes de forte activité, notamment pendant les inscriptions et les rentrées universitaires, ainsi qu'une présence sur les plages horaires d'accueil du public. Vous exercez vos fonctions sous la responsabilité de la responsable du bureau EAD/FTLV, au sein du service de la Formation, où votre engagement contribue directement à la réussite des publics accompagnés.