Secrétaire H/F - 13

Entreprise du bâtiment second oeuvre spécialisée dans l'aménagement de locaux professionnels.OBJECTIF PRINICPAL DU POSTE

Assurer au quotidien la gestion administrative courante de l'entreprise, tout en collaborant avec l'assistante de direction sur ses propres missions générales et avec les chargés d'affaires sur l'accompagnement des démarches chantiers / clients.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE :

Accueil téléphonique et physique - Secrétariat Général - Saisie comptable - suivi de dossiers - archivage - classement.

Secrétariat général
Réception, traitement et diffusion du courrier : enregistrement et transmission, préparation et envoi du courriers.
Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement.
Enregistrement et diffusion des demandes de rendez-vous clients.

Facturation
Réception, enregistrement et classement des factures fournisseurs / sous-traitant (logiciel de gestion + serveur)
Préparation des règlements / enregistrement et transmission
Classement factures clients.

Comptabilité
Compilation, mise en forme et transmission des informations comptables (factures, justificatif, notes de frais.) à l'assistante.

Suivi des commandes clients/ chantiers
Mise en forme des supports papiers Chantier Direction + Serveur informatique

Suivi des commandes fournisseurs et sous-traitants
Enregistrement de l'ensemble des documents liés aux chantiers sur le serveur informatique.

Conditions d'exercice du poste
Poste basé au siège de la société.
CDI Temps partiel
Horaires fixes. Temps de travail : 24 heures réparties comme suit : lundi / mardi / mercredi / jeudi : 9h12h - 13h 16h. Absence de déplacement.

Autonomie et responsabilité
Autonomie sur l'accomplissement des missions, sous la direction de l'assistante de direction et des autres supérieurs hiérarchiques.

Contraintes et risques professionnels associés au poste
Travail assis et sur écran quotidien

Relations fonctionnelles
Supérieur direct : Assistante de Direction
Autres supérieurs : Gérant et Chargé de Développement
Relations quotidiennes avec l'équipe encadrante et techniciens.

Moyens mis à disposition
Supports informatiques - Poste de travail banque d'accueil.

COMPETENCES REQUISES

Formations et qualifications
Bac pro Secrétariat / Bac STG / Bac pro Gestion-administration souhaité.
BTS Assistant de direction, BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT Gestion des entreprises.