Gestionnaire de Programme et Scolarité H/F - 13

L'agentest placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service de la Scolarité de l'IAE. Ce poste a une dimension relationnelle avec de nombreux interlocuteurs: directeurs de programmes, services et départements pédagogiques.

L'agent réalise les actes de gestion administrative dans le domaine de la scolarité.

Il assure le secrétariat et l'assistance logistique des responsables pédagogiques des programmes confiés et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de scolarité.

Activités principales
1 - Candidatures:

- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité : dossiers de candidature, dossiers d'inscription administrative,
- Organiser les entretiens de sélection des candidats (1ère et 2ème sessions) via l'applicatif de candidature et contacts téléphoniques, mails candidats et membres de jury de sélection,
- Traiter les réponses aux candidats (Attente, Refus, Admission) sur l'application de candidature et envoi réponses aux candidats (Admission, Attente, Refus).

2 - Gestion administrative des programmes:

- Accueillir et informer étudiants, enseignants et vacataires,
- Préparer les documents pour les événements pédagogiques (rentrée, intégration, portes ouvertes),
- Mettre à jour les plannings et assurer le suivi administratif (MoveIn pour les candidatures, Apogée pour inscriptions et résultats),
- Gérer le courrier, la messagerie et relayer les informations aux enseignants et participants,
- Suivre les dossiers administratifs : tableaux de bord, rémunérations, heures d'enseignement, accréditations et certifications,
- Organiser les examens et jurys (notes, relevés, PV) et archiver les pièces administratives (candidatures, examens, mémoires),
- Coordonner la logistique des cours (salles, matériel, fournitures),
- Gérer les déplacements des intervenants extérieurs (ordres de mission, supports, besoins matériels),
- Participer aux campagnes de recrutement et entretenir le lien avec les universités partenaires.

3 - Gestion administrative de la mobilité MSc1 (stages et études):

- Saisir et mettre à jour dans les bases de données et applications dédiées à la gestion administrative des mobilités sortantes (MOVEON, AMUstage, etc.),
- Suivre les dossiers de bourses de mobilité sur la base MOVEON et les conventions/avenants de stages sur l'application AMUstage,
- Assurer le suivi des étudiants sortants pendant la mobilité - Organiser le classement et l'archivage des documents liés à la mobilité,
- Entretenir des liens étroits avec les responsables de formation, et le service des relations internationales de l'IAE et la DRI,
- Suivre les conventions/avenants de stages sur l'application AMUstage.

4 - Activités connexes:

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
- Participer à l'organisation de salons, manifestations, conférences, Journée Porte Ouverte, Journée d'Intégration, Remise des diplômes.